Come si possono utilizzare i codici QR per la gestione dell'inventario?

Gli errori di inventario a livello mondiale costano alle aziende 1,1 trilioni di dollari ogni anno. Queste perdite derivano da problemi come la mancata tracciabilità, l’eccesso di scorte, l’insufficienza di scorte e i ritardi nelle spedizioni.

I sistemi obsoleti, come la tracciabilità manuale e i codici a barre 1D, non fanno che aggravare il problema. Sono soggetti a errori, memorizzano dati limitati e necessitano di angoli di scansione perfetti. La buona notizia è che questi errori costosi sono facili da risolvere.

Come? Passando ai codici QR per la gestione dell’inventario.

I codici QR offrono una tracciabilità dell’inventario in tempo reale e sono un modo più intelligente, più veloce e più economico per tenere traccia dell’inventario. Entro il 2027, infatti, si prevede che la maggior parte dei settori abbandonerà i codici a barre per passare ai codici QR.

Questo articolo vi mostrerà perché e come aggiornare il vostro sistema per una gestione efficiente dell’inventario utilizzando i codici QR.

Perché il passaggio ai codici QR per la gestione dell’inventario

Nel 1994 Masahiro Hara ha inventato i codici QR per risolvere due limiti dei codici a barre UPC tradizionali:

1. Possono memorizzare solo fino a 20-40 caratteri numerici di informazioni.
2. Possono essere scansionati solo da un lato

Queste limitazioni rendevano il lavoro degli addetti alla vendita al dettaglio molto più difficile del necessario.

I codici QR fanno la stessa cosa dei codici a barre, ma molto meglio. Ecco come.

1. Memorizzano più informazioni: I codici QR possono memorizzare fino a 7.089 caratteri numerici. Ma oltre ai numeri, possono memorizzare anche testo, URL e persino link a dettagli di prodotti o aggiornamenti sulle scorte.

2. Scansione da qualsiasi angolazione: I codici a barre devono essere allineati nel modo giusto per essere scansionati. I codici QR funzionano da qualsiasi direzione, rendendo la scansione molto più rapida e semplice. Inoltre, i codici QR sono dotati di meccanismi di correzione degli errori che consentono la scansione anche in presenza di lievi danni.

3. Funzionano con qualsiasi dispositivo: I codici QR possono essere scansionati con smartphone, tablet (e anche con i tradizionali scanner di codici a barre). Questo li rende incredibilmente accessibili e convenienti.

4. Facili da usare e flessibili: I codici QR possono essere stampati su etichette dei prodotti, scaffali, scatole e persino schermi digitali. Si inseriscono senza problemi in diversi sistemi di inventario.

In definitiva, sono la soluzione perfetta per risparmiare tempo, ridurre gli errori e semplificare il monitoraggio dell’inventario.

Le fasi principali della gestione dell’inventario e il contributo dei codici QR

1. Tracciamento dell’inventario in tempo reale

Tenere traccia delle scorte in tempo reale è importantissimo. Con i codici QR è possibile scansionare un articolo e vedere immediatamente dove si trova direttamente sul desktop. I dati possono anche essere acquisiti in un sistema centralizzato di gestione dell’inventario. In questo modo è possibile accedere e rimanere sempre aggiornati su tutto l’inventario.

Unilever ha fatto un passo notevole in questa direzione. Utilizza i codici QR per risolvere i problemi di tracciabilità dell’inventario.

Prima usava i codici a barre che tracciavano i prodotti solo nei punti della catena di approvvigionamento. Tuttavia, poiché i distributori erano molteplici e in concorrenza tra loro per far arrivare i prodotti nei negozi, ciò causava conflitti all’interno della rete di canali.

Dopo il passaggio ai codici QR, ogni distributore ha ricevuto un codice QR unico. Così i supervisori sanno esattamente quale distributore ha portato il prodotto.

2. Semplificare l’organizzazione e la categorizzazione delle scorte

I codici QR semplificano l’organizzazione e la categorizzazione delle scorte in base al tipo di prodotto, al numero di lotto o alla posizione di stoccaggio. È possibile codificare il codice QR con dettagli quali il nome del prodotto, il numero di SKU o di parte, la posizione nel magazzino e altro ancora. Basta una scansione per accedere rapidamente alle informazioni sull’articolo.

Inoltre, con i codici QR è possibile creare un sistema di inventario perpetuo. Ciò significa che con una semplice scansione è possibile aggiornare le informazioni sull’inventario e sulle scorte in tempo reale. In questo modo si riducono notevolmente gli errori manuali e si viene avvisati di eventuali esaurimenti o eccedenze di scorte.

3. Elaborazione più rapida degli ordini

I codici QR aiutano le aziende a prelevare, imballare e spedire gli ordini in modo più preciso ed efficiente. Riducono gli errori e assicurano che i clienti ricevano i prodotti giusti. Una delle caratteristiche migliori dei codici QR è il livello di correzione degli errori. Ciò significa che anche se i codici QR sono danneggiati o mancanti, possono recuperare le informazioni e garantire che il prodotto arrivi in tempo.

I lavoratori possono facilmente scansionare i codici QR (anche con il proprio dispositivo) per confermare l’accuratezza dell’ordine prima della spedizione. Meno errori significa anche meno resi costosi e clienti più soddisfatti.

4. Ottimizzare l’organizzazione del magazzino

I QR Code possono semplificare la gestione del magazzino automatizzando gli aggiornamenti dell’inventario, monitorando i livelli delle scorte e persino attivando i riordini quando le scorte si esauriscono.

I codici QR non si limitano a tracciare l’inventario, ma sono incredibilmente utili anche per tracciare le attrezzature presenti in magazzino. È possibile impostare notifiche per avvisare se un’apparecchiatura necessita di manutenzione. Con una rapida scansione, si riducono notevolmente i tempi di inattività.

Come impostare i codici QR per la gestione dell’inventario

Vediamo in dettaglio come impostare un meccanismo di tracciamento dei codici QR per la gestione dell’inventario:

1. Valutare il sistema attuale e le esigenze dell’inventario

Non guardate solo a cosa tracciate, ma anche a come. Dal momento in cui ricevete la merce fino alla spedizione, tracciate il flusso di lavoro dell’inventario. In questo modo è possibile identificare i colli di bottiglia, i punti critici e le aree in cui mancano i dati. Per capire meglio, potete utilizzare la seguente infografica:

2. Scegliere un generatore di codici QR e uno scanner

La scelta del generatore di codici QR più adatto alle vostre esigenze è fondamentale. Ecco alcune delle caratteristiche da considerare:

• Generazione massiva: È essenziale per creare rapidamente numerosi codici QR. Considerate anche le opzioni di caricamento CSV.
• Personalizzazione: Controllo delle dimensioni, del formato (PNG, JPG, SVG), del marchio e altro ancora.
• Codici QR dinamici: Consentono di modificare i dati collegati al codice QR dopo la stampa. È utile per aggiornare informazioni come il prezzo o la quantità senza ristampare le etichette.
• Analisi dei dati: Alcuni generatori offrono funzioni di base per il monitoraggio dell’inventario, che potrebbero essere sufficienti per le piccole imprese.
• Integrazione API: Questo aspetto è più rilevante per le aziende più grandi. Se si dispone di un software di inventario esistente, un’API consente di trasferire senza problemi i dati tra the QR Code generator e il proprio sistema.

3. Etichettate tutto con codici QR

Assegnate un codice QR univoco a ogni articolo del vostro inventario. Stampate etichette di alta qualità e applicatele ai prodotti, agli scaffali, ai contenitori e agli imballaggi per facilitarne la scansione. Potete anche aggiungere codici QR ai vostri macchinari per tracciarne l’utilizzo.

Inoltre, potete apporre la vostra etichetta con codice QR GS1 a collegamento digitale sulla confezione dei vostri prodotti. Questo vi permette di fornire i dati univoci del vostro prodotto (GTIN) lungo tutta la catena di fornitura e ai vostri clienti.

GS1 QR Code consente anche di creare un microsito per aggiungere informazioni rilevanti per grossisti e consumatori. Mildura Fruit Company ha aggiunto questa etichetta con QR Code sulle confezioni di agrumi per fornire informazioni complete sul prodotto. Ciò ha contribuito a creare fiducia nella catena di approvvigionamento e nei clienti di 30 Paesi.

4. Integrazione con un sistema di inventario

Se non avete già un software di gestione dell’inventario, sceglietene uno che supporti l’integrazione con i QR Code. Assicuratevi che il vostro sistema di codici QR sia collegato al software di gestione dell’inventario, in modo che ogni scansione aggiorni automaticamente i livelli delle scorte.

Impostate avvisi e notifiche per avvisi di esaurimento scorte, date di scadenza e riordino.

5. Test e implementazione

Prima di implementare completamente il sistema, è bene condurre un programma pilota con un numero limitato di prodotti. In questo modo sarà possibile identificare e risolvere eventuali problemi prima che si ripercuotano sull’intera attività.

Grazie a questi passaggi, potrete impostare il vostro sistema di gestione dell’inventario con codici QR con facilità. Vediamo ora alcuni degli strumenti da prendere in considerazione per la gestione dell’inventario con i codici QR.

I migliori strumenti e software per la gestione dell’inventario con codici QR

La scelta del software per la gestione dell’inventario presenta due aspetti.

1. Scegliere quello che consente di generare codici QR e al contempo di tracciare l’inventario.
2. Oppure, scegliete quello che supporta i codici QR per il monitoraggio dell’inventario.

Abbiamo selezionato Ezo e Sorty come i migliori software di gestione dell’inventario che supportano il monitoraggio dei codici QR. Di seguito i dettagli.

Ezo

Ezo è un potente strumento di gestione dell’inventario, che lo rende una scelta importante per le grandi aziende con esigenze complesse. Gli utenti apprezzano Ezo per:

• Visibilità in tempo reale dei movimenti di magazzino con i codici QR
• Collega i codici QR alle informazioni sui prodotti, alle ubicazioni e ad altri dati rilevanti.
• Gestione ottimizzata dell’inventario e del magazzino + mobile friendly
• Reportistica e approfondimenti intelligenti aiutano a ridurre i costi nel tempo.
• Progettazione e stampa di etichette personalizzate con codici QR in grandi quantità

Tuttavia, gli utenti desideravano una reportistica e un’analisi più intuitiva. Le personalizzazioni dei report generati sono molto limitate. Inoltre, a causa della completezza delle sue funzioni, lo strumento presenta una curva di apprendimento ripida.

💰 Prezzi

Ezo prevede diversi piani tariffari in base al numero di articoli che si desidera monitorare. I seguenti si basano su 250 articoli:

1. Piano essenziale: 40 dollari al mese
2. Piano avanzato: 55 dollari al mese
3. Piano Premium: 65 dollari al mese
4. Piano Enterprise: Prezzo personalizzato

Sortly

Sortly è una piattaforma di gestione dell’inventario orientata alla visualizzazione che semplifica la tracciabilità degli articoli utilizzando foto e descrizioni dettagliate. È adatta alle aziende di medie dimensioni che cercano una soluzione facile da usare. Le sue funzionalità includono:

• Permette di aggiungere o modificare i codici QR esistenti per aggiungere articoli al sistema.
• Generazione di codici QR personalizzati per informazioni dettagliate sugli articoli.
• Flessibilità nel monitorare da vari dispositivi + interfaccia utente molto intuitiva
• Reportistica in tempo reale sull’inventario con una facile collaborazione

Alcuni utenti segnalano che Sortly ha integrazioni limitate con altre piattaforme. Hanno anche sottolineato la mancanza di funzioni avanzate.

Prezzi

Sortly ha una serie di piani tariffari basati sul numero di articoli unici che consente di monitorare:

1. Piano gratuito: $0 al mese (100 articoli unici)
2. Piano avanzato: 24 dollari al mese (500 articoli unici)
3. Piano Ultra: 74 dollari al mese (2000 articoli unici)
4. Piano Premium: 149 dollari al mese (5000 articoli unici)
5. Piano Enterprise: Prezzi personalizzati

Se state già utilizzando un sistema di gestione dell’inventario che consente il tracciamento dei QR, ma cercate un software per generare codici QR in massa, vi consigliamo The QR Code Generator.

The QR Code Generator

Per le piccole imprese e le startup con budget limitati, strumenti come The QR Code Generator possono essere un punto di partenza conveniente. Anche se non offrono funzionalità complete di gestione dell’inventario, forniscono le basi per il tracciamento di base dei QR. Alcune delle caratteristiche principali di questa piattaforma sono:

• Permette di creare codici QR gratuiti e personalizzati per il monitoraggio dell’inventario.
• Interfaccia facile da usare con creazione di codici QR personalizzabili.
• Può essere utilizzata per collegarsi a fogli di calcolo o ad altri sistemi di tracciamento di base.
• Offre funzioni come la localizzazione GPS e l’accesso multiutente.

Tuttavia, la piattaforma ha funzionalità limitate rispetto agli strumenti dedicati alla gestione dell’inventario. Tuttavia, è una buona alternativa per iniziare.

💰 Prezzi

1. Piano essenziale: 5 dollari al mese
2. Piano avanzato: 12,5 dollari al mese
3. Piano professionale: 37,5 dollari al mese

Il futuro della gestione dell’inventario con i codici QR

Il passaggio alla gestione dell’inventario con i codici QR è più di una semplice tendenza: è un cambiamento fondamentale nel modo di operare delle aziende. I limiti dei codici a barre tradizionali si uniscono alla crescente complessità delle moderne catene di approvvigionamento. Il QR Code è un’ottima aggiunta per semplificare la gestione dell’inventario.

Sia che si tratti di una piccola impresa alla ricerca di un modo semplice per organizzare le scorte, sia che si tratti di una grande azienda che necessita di un’automazione completa, i QR Code offrono la flessibilità, l’accuratezza e la convenienza richieste dalle aziende moderne. Il futuro della gestione dell’inventario è veloce, intelligente e alimentato dai codici QR. Se non avete ancora fatto il passaggio, questo è il momento giusto!