Como utilizar os códigos QR para a gestão do inventário?

Os erros de inventário a nível mundial custam às empresas 1,1 biliões de dólares todos os anos. Estas perdas resultam de problemas como falhas no seguimento, excesso de stock, falta de stock e atrasos na expedição.

Os sistemas desactualizados, como o rastreio manual e os códigos de barras 1D, apenas contribuem para o problema. Estes sistemas são propensos a erros, armazenam dados limitados e necessitam de ângulos de leitura perfeitos. A boa notícia é que estes erros dispendiosos são fáceis de corrigir.

Como? Mudando para códigos QR para gestão de inventário.

Os códigos QR oferecem um acompanhamento do inventário em tempo real e são uma forma mais inteligente, rápida e económica de acompanhar o inventário. De facto, até 2027 espera-se que a maioria das indústrias se afaste dos códigos de barras e mude para os Códigos QR.

Este artigo irá mostrar-lhe porquê e como atualizar o seu sistema para uma gestão eficiente do inventário utilizando códigos QR.

Porquê a mudança para os códigos QR na gestão do inventário

Em 1994, Masahiro Hara inventou os Códigos QR para resolver duas limitações que os códigos de barras UPC tradicionais tinham:

1. Só podem armazenar um máximo de 20-40 caracteres numéricos de informação
2. Só podem ser lidos de um lado

Estas limitações tornavam o trabalho dos trabalhadores do comércio retalhista muito mais difícil do que era necessário.

Os códigos QR fazem o mesmo que os códigos de barras, mas MUITO melhor. Eis como.

1. Armazenam mais informações: Os códigos QR podem armazenar até 7.089 caracteres numéricos. Mas mais do que números, também podem armazenar texto, URLs e até ligações para detalhes de produtos ou actualizações de stocks.

2. Digitaliza a partir de qualquer ângulo: Com os códigos de barras, é necessário alinhá-los corretamente para os digitalizar. Os códigos QR funcionam a partir de qualquer direção, tornando a leitura muito mais rápida e fácil. Além disso, os Códigos QR têm mecanismos de correção de erros, que permitem a leitura mesmo quando há danos ligeiros.

3. Funciona com qualquer dispositivo: Os códigos QR podem ser lidos através de smartphones, tablets (e até mesmo leitores de códigos de barras tradicionais). Isto torna-os incrivelmente acessíveis e económicos.

4. Fácil de utilizar e flexível: Os códigos QR podem ser impressos em etiquetas de produtos, prateleiras, caixas e até em ecrãs digitais. Integram-se perfeitamente em diferentes sistemas de inventário sem problemas.

Em suma, são a solução perfeita para poupar tempo, reduzir erros e tornar o controlo do inventário muito mais fácil.

Principais etapas da gestão de inventário e como os códigos QR ajudam

1. Acompanhamento do inventário em tempo real

Manter o controle do estoque em tempo real é super importante. Com os Códigos QR, pode digitalizar um artigo e ver instantaneamente onde se encontra, diretamente no seu ambiente de trabalho. Os dados também podem ser capturados num sistema centralizado de gestão de inventário. Isso garante que você possa sempre acessar e se manter atualizado sobre todo o seu estoque.

A Unilever deu um passo notável nesta direção. Eles usam Códigos QR para resolver seus problemas de rastreamento de estoque.

Anteriormente, eles usavam códigos de barras que rastreavam os produtos apenas em seus pontos da cadeia de suprimentos. No entanto, como eles tinham vários distribuidores competindo para colocar seus produtos nas lojas, isso causava conflitos dentro de sua rede de canais.

Depois de mudar para os códigos QR, cada distribuidor recebeu o seu próprio código QR. Assim, os supervisores sabem exatamente qual o distribuidor que trouxe o produto.

2. Simplificar a organização e categorização do stock

Os Códigos QR facilitam a organização e a categorização do inventário com base no tipo de produto, número de lote ou local de armazenamento. Pode codificar o código QR com detalhes como o nome do produto, SKU ou número de peça, localização no armazém e muito mais. Com apenas uma leitura, pode aceder rapidamente às informações do artigo.

Além disso, com os QR Codes, é possível criar um sistema de inventário permanente. Isto significa que, com apenas um scan, pode atualizar o seu inventário e as informações sobre as existências em tempo real. Isto reduz significativamente os erros manuais + alerta-o para qualquer rutura de stock ou excesso de stock.

3. Processar encomendas mais rapidamente

Os códigos QR ajudam as empresas a selecionar, embalar e enviar encomendas de forma mais precisa e eficiente. Reduzem os erros, garantindo que os clientes recebem os produtos certos. Uma das melhores caraterísticas dos códigos QR é o nível de correção de erros. Isto significa que, mesmo que os seus códigos QR estejam danificados ou em falta, é possível recuperar a informação e garantir que o seu produto chega a tempo.

Os trabalhadores podem digitalizar facilmente os códigos QR (também com o seu próprio dispositivo) para confirmar a exatidão da encomenda antes do envio. Menos erros também significam menos devoluções dispendiosas e clientes mais satisfeitos.

4. Otimizar a organização do armazém

Os códigos QR podem otimizar a gestão do armazém, automatizando as actualizações do inventário, acompanhando os níveis de stock e até mesmo desencadeando novas encomendas quando os fornecimentos se esgotam.

Os códigos QR também vão além do controlo do inventário, sendo também incrivelmente úteis no controlo do equipamento no seu armazém. Pode definir notificações para o alertar se algum equipamento precisar de manutenção. Com uma leitura rápida, reduz-se significativamente o tempo de inatividade.

Como configurar o QR Code para a gestão do inventário

Vamos explicar mais pormenorizadamente como configurar um mecanismo de rastreio do código QR para a gestão do inventário:

1. Avalie o seu sistema atual e as necessidades de inventário

Não olhe apenas para o que você rastreia, mas como. Desde o momento em que recebe as mercadorias até à expedição, mapeie o seu fluxo de trabalho de inventário. Aqui, pode identificar estrangulamentos, pontos problemáticos e áreas onde faltam dados. Pode utilizar a seguinte infografia para obter uma melhor compreensão:

2. Escolha um gerador de QR Code e um scanner

Escolher o gerador de QR Code certo que atenda às suas necessidades é primordial. Estas são algumas das caraterísticas que você deve considerar:

• Geração em massa: Isto é essencial para criar rapidamente numerosos Códigos QR. Considere também as opções de upload de CSV.
• Personalização: Controlo sobre o tamanho, o formato (PNG, JPG, SVG), a marca e muito mais.
• Códigos QR dinâmicos: Permitem alterar os dados ligados ao código QR depois de este ser impresso. Isto é útil para atualizar informações como o preço ou a quantidade sem voltar a imprimir as etiquetas.
• Análise de dados: Alguns geradores oferecem funcionalidades básicas de controlo de inventário, o que pode ser suficiente para as pequenas empresas.
• Integração de API: Este aspeto é mais relevante para as grandes empresas. Se tiver um software de inventário existente, uma API permite uma transferência de dados sem problemas entre the QR Code generator e o seu sistema.

3. Etiquetar tudo com Códigos QR

Atribua um código QR único a cada artigo do seu inventário. Imprima etiquetas de alta qualidade e cole-as aos produtos, prateleiras, caixas e embalagens para garantir uma leitura fácil. Também pode adicionar códigos QR à sua maquinaria para controlar a sua utilização.

Além disso, pode afixar a sua etiqueta de código QR digital GS1 na embalagem do seu produto. Isto permite-lhe fornecer os dados únicos do seu produto (GTIN) em toda a cadeia de abastecimento e aos seus clientes.

O Código QR GS1 também lhe permite criar um microsite para adicionar informações relevantes para grossistas e consumidores. A Mildura Fruit Company adicionou esta etiqueta com QR Code às suas embalagens de citrinos para fornecer informações completas sobre o produto. Isto ajudou a criar confiança com a sua cadeia de fornecimento e clientes em 30 países.

4. Integrar com um sistema de inventário

Se ainda não tem um software de gestão de inventário, escolha um que suporte a integração do código QR. Certifique-se de que o seu sistema de QR Code está ligado ao seu software de gestão de inventário para que cada leitura actualize automaticamente os níveis de stock.

Configure alertas e notificações para avisos de falta de stock, datas de validade e reordenamento.

5. Testes e implementação

Antes de implementar totalmente o sistema, efectue um programa piloto com um número limitado de produtos. Isto permitir-lhe-á identificar e resolver quaisquer problemas antes que estes afectem toda a sua operação.

Com estes passos, pode configurar facilmente o seu sistema de gestão de inventário por código QR. Agora, vamos olhar para algumas das ferramentas que você pode considerar para a gestão de inventário usando códigos QR.

Melhores ferramentas e software para a gestão do inventário de códigos QR

Há dois aspectos da seleção do software para a gestão do inventário.

1. Escolha aquele que lhe permite gerar códigos QR enquanto também rastreia o inventário.
2. Ou, vá para aquele que suporta códigos QR para rastreamento de inventário

Nós selecionamos Ezo e Sorty como o melhor software de gerenciamento de inventário que suporta o rastreamento de código QR. Abaixo estão os detalhes.

Ezo

Ezo é uma poderosa ferramenta de gestão de inventário, o que a torna uma forte escolha para grandes empresas com necessidades complexas. Os utilizadores apreciam o Ezo por:

• Visibilidade em tempo real dos movimentos de stock com Códigos QR
• Liga os códigos QR a informações sobre produtos, localizações e outros dados relevantes.
• Gestão optimizada do inventário e do armazém + compatível com dispositivos móveis
• Relatórios e informações inteligentes ajudam a reduzir os custos ao longo do tempo.
• Desenhe e imprima etiquetas de QR Code personalizadas em massa

No entanto, os utilizadores desejavam relatórios e análises mais intuitivos. As personalizações nos relatórios gerados são muito limitadas. Além disso, devido aos seus recursos abrangentes, a ferramenta tem uma curva de aprendizado acentuada.

Preços

O Ezo tem planos de preços diferentes com base no número de itens que você deseja rastrear. Os seguintes são baseados em 250 itens:

1. Plano Essencial: $40 por mês
2. Plano Avançado: $55 por mês
3. Plano Premium: $65 por mês
4. Plano Enterprise: Preços personalizados

Sortly

Sortly é uma plataforma de gerenciamento de inventário orientada visualmente que facilita o rastreamento de itens usando fotos e descrições detalhadas. É uma boa opção para empresas de média dimensão que procuram uma solução fácil de utilizar. As suas capacidades incluem:

• Permite adicionar ou editar Códigos QR existentes para adicionar artigos ao sistema
• Gera códigos QR personalizados para informações detalhadas sobre os artigos.
• Flexibilidade para rastrear a partir de vários dispositivos + interface de utilizador muito intuitiva
• Relatórios de inventário em tempo real com fácil colaboração

Alguns utilizadores referem que o Sortly tem integrações limitadas com outras plataformas. Eles também apontaram que falta em termos de recursos avançados.

Preços

Sortly tem uma variedade de planos de preços com base no número de itens exclusivos que permitirá que você rastreie:

1. Plano gratuito: $ 0 por mês (100 itens exclusivos)
2. Plano avançado: $ 24 por mês (500 itens exclusivos)
3. Plano Ultra: $74 por mês (2000 itens únicos)
4. Plano Premium: $149 por mês (5000 itens únicos)
5. Plano Enterprise: Preços personalizados

Se já estiver a utilizar um sistema de gestão de inventário que permita o rastreio de QR, mas estiver à procura de software para gerar códigos QR em massa, recomendamos The QR Code Generator.

The QR Code Generator

Para pequenas empresas e startups com orçamentos limitados, ferramentas como The QR Code Generator podem ser um ponto de partida económico. Embora possam não oferecer capacidades completas de gestão de inventário, fornecem a base para o seguimento básico de QR. Algumas das principais caraterísticas desta plataforma são:

• Permite-lhe criar códigos QR personalizados e gratuitos para controlar o inventário.
• Interface de fácil utilização com criação personalizável de códigos QR.
• Pode ser utilizada para ligar a folhas de cálculo ou outros sistemas básicos de seguimento.
• Fornece caraterísticas como a localização por GPS e o acesso para vários utilizadores

No entanto, a plataforma tem uma funcionalidade limitada em comparação com as ferramentas de gestão de inventário dedicadas. No entanto, é uma boa alternativa para começar.

Preços

1. Plano Essencial: $ 5 por mês
2. Plano Avançado: $ 12.5 por mês
3. Plano Profissional: $37,5 por mês

O futuro da gestão de inventário com Códigos QR

A mudança para a gestão de inventário com QR Codes é mais do que apenas uma tendência – é uma mudança fundamental na forma como as empresas operam. As limitações dos códigos de barras tradicionais estão associadas à crescente complexidade das cadeias de abastecimento modernas. O código QR é um ótimo complemento para simplificar a gestão do inventário.

Quer se trate de uma pequena empresa que procura uma forma fácil de organizar o stock ou de uma grande empresa que necessita de automatização total, os códigos QR proporcionam a flexibilidade, a precisão e a conveniência que as empresas modernas exigem. O futuro da gestão de inventário é rápido, inteligente e alimentado por Códigos QR. Se ainda não fez a mudança, agora é a altura ideal!