Как больницы используют QR Codes для улучшения условий пребывания в залах ожидания

Длительное время ожидания не только доставляет неудобства, но и является самым быстрым способом для больниц утратить доверие пациентов.

Более трети пациентов уходят с приёма у врача, а более половины заявляют, что постоянные задержки заставляют их искать нового врача. Между тем персонал вынужден одновременно заниматься регистрацией пациентов, оформлением документов и ответом на постоянные вопросы, часто полагаясь на процессы, которые никогда не были рассчитаны на современный поток пациентов.

Когда регистрация пациентов затягивается, бумажная волокита накапливается, а информация о состоянии дел остается неясной, залы ожидания становятся источником стресса как для пациентов, так и для персонала. QR Codes предлагает простой способ уменьшить эти неудобства.

Хотите узнать, как они работают и почему вашей больнице нужен QR Codes в зале ожидания? Давайте разберемся.

Почему традиционные залы ожидания незаметно создают операционную нагрузку

Многие проблемы в залах ожидания остаются незамеченными, поскольку кажутся обыденными.

Бумажные формы, длительные процедуры регистрации, неясные сроки ожидания и пассивное ожидание — все это привычно для большинства медицинских учреждений. Но эти повседневные проблемы по-прежнему замедляют работу персонала, вызывают разочарование у пациентов и усложняют рабочие процессы больше, чем это необходимо.

Давайте рассмотрим, во что обходится наличие устаревшей «комнаты ожидания».

Регистрация на бумажных носителях замедляет поток пациентов и создает дополнительную нагрузку на персонал

Подход с использованием блокнота и ручки создает проблемы в нескольких аспектах.

Персонал тратит время на ручной ввод информации, записанной от руки, в системы электронных медицинских карт. Это медленная, монотонная работа, которая отвлекает внимание от пациентов. Если почерк неразборчив, сотрудникам приходится разыскивать пациентов для уточнения информации, иначе они рискуют допустить ошибки в медицинских картах.

Кроме того, бумажные формы не связаны напрямую с вашей цифровой базой данных. Пациентам часто приходится повторять одни и те же данные о страховке, списки принимаемых лекарств и контактные данные при каждом визите. Такое повторение удлиняет время регистрации и вызывает раздражение ещё до начала приёма.

Эти задержки быстро накапливаются. В клинике, принимающей 60 пациентов в день, даже 10 дополнительных минут на каждого пациента могут означать 10 часов потерянного времени ежедневно.

Отсутствие обновлений вызывает у пациентов замешательство во время длительного ожидания

Когда пациенты не знают, сколько им придется ждать, неопределенность усиливает их беспокойство. Они часто сидят, не получая четких сообщений, не зная, что будет дальше и замечает ли кто-нибудь, что они ждут.

Исследование, опубликованное в PubMed Central, показало, что пациенты, которых информировали о задержках, более чем в два раза чаще выражали более высокую степень удовлетворенности, чем те, кого не ставили в известность.

Один из ответов на опрос в рамках того же исследования подчеркивает значимость этого подхода:

«Мать (пациента) заполнила анкету. Она была очень недовольна графиком работы рентгенологов в нерабочее время. Ее ребенок испытывал сильную боль… на проведение обследования и госпитализацию ушло почти 13 часов… из-за этой задержки состояние здоровья ухудшилось».

Подобные ситуации показывают, как отсутствие коммуникации может усугубить разочарование в и без того стрессовые моменты.

Статические материалы ограничивают возможности информирования пациентов

Пациенты редко обращают внимание на статичные плакаты о вакцинации от гриппа или лечении хронических заболеваний. Печатные материалы невозможно адаптировать к индивидуальным потребностям, а персонал в переполненных залах ожидания не имеет времени проводить индивидуальную разъяснительную работу перед приёмом.

Обычно пациенты проводят в ожидании от 15 до 30 минут, и это время зачастую оказывается потраченным впустую, а не используется как возможность проинформировать их или подготовить к лечению.

Использование общих инструментов для сбора данных повышает риски, связанные с гигиеной и инфекциями

Общие бумажные бланки, ручки и сенсорные экраны киосков ежедневно проходят через множество рук, что вызывает опасения по поводу гигиены. Более того, одно из исследований показало, что 100 % мобильных телефонов медицинских работников были заражены патогенными бактериями. Общие инструменты для сбора данных подвергаются аналогичному риску заражения.

В условиях, когда инфекционный контроль имеет решающее значение, использование общих инструментов может повысить риск и вызвать беспокойство у пациентов.

Учитывая все эти недостатки, бесконтактные альтернативы представляются вполне обоснованным ожиданием. И именно здесь QR Codes может сыграть свою роль.

Как QR Codes в залах ожидания улучшают впечатления пациентов

На первый взгляд технологияQR Code кажется довольно простой. Но в залах ожидания эта простота приводит к очевидным и практическим улучшениям.

Цифровая регистрация ускоряет и упрощает процесс регистрации пациентов

Разместите ссылку на форму регистрации в больнице QR Code на вывеске возле входа или стойки регистрации. Пациенты могут отсканировать его с помощью своих телефонов и перейти к адаптированной для мобильных устройств регистрационной форме. Они могут заполнить документы, сидя в зале ожидания, или даже с парковки, прежде чем войти в здание. Данные из формы отправляются напрямую в вашу систему. Это избавляет от необходимости ручного ввода данных и ускоряет процесс регистрации. Кроме того, это устраняет проблемы, связанные с неразборчивым почерком.

Теперь у вас меньше пациентов, нуждающихся в помощи на стойке регистрации, что снижает загруженность и позволяет вашему персоналу сосредоточиться на более значимых взаимодействиях.

Многие платформы, соответствующие требованиям HIPAA, поддерживают этот рабочий процесс. Медицинские учреждения могут преобразовывать существующие бумажные формы в защищенные цифровые версии, к которым пациенты получают доступ через QR Code или по прямой ссылке.

Оперативные обновления информации о времени ожидания позволяют пациентам оставаться в курсе событий

QR Code, размещенный в зоне ожидания, может содержать ссылку на онлайн-трекер очереди или форму подписки на SMS-уведомления. Пациенты сканируют код, чтобы увидеть свое примерное место в очереди. Они также могут получить SMS-сообщение, когда их очередь приблизится. Это меняет ощущения от ожидания. Пациенты не беспокоятся о том, что пропустят свою очередь, если ненадолго отлучатся. Они могут перекусить, ответить на звонок или отдохнуть, оставаясь в курсе событий.

Даже если фактическое время ожидания останется прежним, впечатления от использования улучшатся. Часто именно неопределенность вызывает большее раздражение, чем само ожидание.

Просветительская работа по вопросам здоровья с учетом конкретных состояний доходит до пациентов в нужный момент

QR Codes На плакатах, в брошюрах или даже на табличках на спинках стульев можно размещать ссылки на видео, статьи или интерактивные руководства, адаптированные к конкретным состояниям или процедурам. Например, пациент, ожидающий приема у кардиолога, может отсканировать код, чтобы получить доступ к материалам о здоровье сердца.

QR Codes Помогите превратить время простоя в время подготовки. Пациенты приходят более осведомлёнными и вовлечёнными в процесс лечения. Персонал тратит меньше времени на объяснение основ и больше — на решение индивидуальных вопросов.

Эту модель внедрила сельская клиника семейной медицины на юго-западе штата Айова. В зале ожидания они разместили информационные плакаты QR Codes, содержащие ссылки на ресурсы с информацией о здоровье. Содержание плакатов меняется в зависимости от сезона: например, зимой — информация о гриппе, а летом — о профилактике солнечных ожогов. Персонал и пациенты оставили положительные отзывы.

Отзывы пациентов поступают к вам, пока впечатления от посещения ещё свежи

QR Code, размещенный у выхода или на документах при выписке, может содержать ссылку на краткую анкету об удовлетворенности. Пациенты могут ответить на вопросы, не выходя из здания.

Использование QR Codes дает лучшие результаты, чем анкетирование по почте или бумажные анкеты, которые раздают занятые сотрудники. Отзывы поступают мгновенно и являются более точными, поскольку впечатления от посещения ещё свежи. Больницы получают более чёткое представление о том, что работает хорошо, а что требует улучшения.

Некоторые больницы, например сеть Royal Care Hospitals в Индии, уже используют формы обратной связи QR Codes в своих залах ожидания, чтобы пациентам было проще делиться своими впечатлениями в режиме реального времени.

Преимущества QR Codes говорят сами за себя. А теперь давайте посмотрим, как их реализовать.

Как создать QR-коды ( QR Codes ) для залов ожидания в больницах

QR Codes просты в использовании. Но для их создания и разработки нужна стратегия и инструмент.

Вот как создать свой QR Codes для залов ожидания вашей больницы с помощью простого инструмента, такого как The QR Code Generator (TQRCG).

Шаг 1: Определите цель вашего QR Code

Прежде чем создать QR Code, определитесь, какую задачу он должен выполнять. Возможно, вы хотите сократить время регистрации, снизить риск заражения, обеспечить доступ к результатам лабораторных анализов или просто улучшить информированность пациентов.

По возможности выбирайте динамический QR-код QR Code. Динамические коды позволяют изменять URL-адрес назначения без повторной печати кода. Это особенно полезно в сфере здравоохранения, где информация часто меняется или требуется обновлять сезонный контент.

Такие платформы, как The QR Code Generator (TQRCG), предоставляют возможность динамической генерации кодов (бесплатно) вместе со встроенной аналитикой.

Шаг 2: Зарегистрируйтесь на сайте TQRCG

Войдите на сайт The QR Code Generator и выберите тип QR Code, соответствующий вашему случаю использования.

Например:

• Используйте URL-адрес QR Codes для форм регистрации, доступа к лабораторным отчетам или ссылок на опросы.
• Используйте Wi-Fi- QR Codes, чтобы пациенты могли подключаться без ввода паролей.
• Используйте PDF- QR Codes и для учебных материалов или инструкций, выдаваемых перед процедурой.
• Используйте функцию «Мульти-URL» ( QR Codes ), чтобы поделиться несколькими ресурсами после одного сканирования.

После выбора типа вставьте ссылку назначения в панель управления и нажмите «Далее».

Шаг 3: Оптимизация с учетом доступности и удобства восприятия

Стандартные черно-белые QR-коды ( QR Codes ) работают, но брендированные коды помогают укрепить доверие. Добавление цветов или логотипа вашей больницы к QR-коду ( QR Code ) придает ему официальный вид и облегчает его распознавание пациентами.

TQRCG Позволяет настраивать цвета и размещать логотипы. Если вы предпочитаете готовый дизайн, доступны шаблоны.

Процесс настройки должен оставаться простым. Приоритетом всегда должны быть удобство сканирования и ясность.

Шаг 4: Скачайте и разместите QR Codes там, где пациенты обычно ищут информацию

Скачайте свой QR-код QR Code в максимально высоком качестве, чтобы избежать проблем со сканированием после печати. Изображения с низким разрешением могут стать размытыми при изменении масштаба.

Форматы PNG и SVG (векторный) с высоким разрешением позволяют сохранить четкость изображения как на небольших этикетках, так и на крупных вывесках.

Расположение вашего QR Code имеет такое же значение, как и его внешний вид. Проследите типичный путь пациента через вашу приемную и определите логические точки взаимодействия.

Шаг 5: Отслеживайте эффективность и постоянно оптимизируйте

После размещения QR-кодов QR Codes вам необходимо убедиться, что они работают так, как ожидалось. В этом поможет аналитика.

Отслеживайте такие показатели, как:

• Общее количество сканирований по коду
• Время сканирования (часы пик или динамика по дням недели)
• Показатели заполнения форм или опросов
• Различия в эффективности в зависимости от места размещения

С помощью отслеживаемого отчета QR Codes на сайте TQRCG вы можете просматривать общее количество сканирований, количество пользователей, данные о местоположении и типы устройств.

Если показатели сканирования низкие, причиной часто является не поведение пациентов, а неудачное размещение. Скрытые указатели или отсутствие помощи со стороны персонала также могут снижать уровень использования. Частые неудачные попытки сканирования на старых устройствах могут свидетельствовать о том, что код слишком мелкий или недостаточно контрастный.

Как эффективно использовать QR Codes в медицинских учреждениях

Помимо базовой реализации, существует ряд методов, которые позволяют отличить эффективные решения типа QR Codes от тех, которые находят ограниченное применение.

1. Подчеркнуть возможность бесконтактного использования для снижения риска заражения

Во время сезона гриппа, вспышек заболеваний или даже в качестве стандартной практики подчеркивайте преимущества QR Codes с точки зрения гигиены. Такие сообщения, как «Доступна бесконтактная регистрация. Сканируйте, чтобы защитить себя и окружающих», находят отклик у пациентов, которые уже осведомлены о важности гигиены поверхностей в медицинских учреждениях.

Такая формулировка преследует две цели. Она подчеркивает удобство цифровой регистрации и одновременно демонстрирует, что ваше учреждение серьезно относится к вопросам инфекционного контроля.

2. Обновляйте контент на сайте QR Code каждый сезон

Обучающий контент может быстро превратиться в фоновый шум, если он никогда не обновляется. Сезонная ротация помогает сохранить полезность и заметность контента на сайте QR Code.

Например:

• Профилактика гриппа осенью
• Борьба с аллергией весной
• Безопасность в жаркую погоду летом

Благодаря динамическим ссылкам QR Codes это не составляет труда. Достаточно обновлять ссылку на целевую страницу ежемесячно или ежеквартально, и одна и та же печатная вывеска будет оставаться актуальной.

3. Предложить альтернативы для пациентов, не имеющих смартфонов

Не у всех есть смартфон, и не все, у кого он есть, знают, как отсканировать QR Code. В частности, пожилым пациентам может потребоваться помощь или альтернативные способы.

Лучшие практики включают:

• Добавьте рядом с кодом простые визуальные инструкции, показывающие, как его отсканировать.
• Под кодом разместить короткий текстовый URL для ручного доступа.
• Обучить персонал регистратуры оказывать помощь пациентам в случае необходимости.
• Предусмотреть бумажные варианты для пациентов, которые не могут пользоваться цифровыми инструментами.

Ваша цель — быть «digital-first», а не «digital-only».

4. Использование страницы с несколькими URL-адресами QR Codes для улучшения доступности на всех устройствах

QR Code Доступность — это не только возможность сканирования кода. Пациенты используют разные устройства и операционные системы, и контент должен бесперебойно работать на всех из них.

Функция QR Codes с поддержкой нескольких URL-адресов позволяет перенаправлять пользователей на разные страницы в зависимости от типа устройства. Например, пользователей iPhone можно перенаправить на одну страницу, а пользователей Android — на другую, если формы или приложения работают по-разному на разных платформах. Пользователи настольных компьютеров, которые вводят ссылку вручную, также могут быть перенаправлены на версию, оптимизированную для просмотра в браузере.

Как больницы используют QR Codes на практике

Во время пандемии COVID-19 Бостонская детская больница использовала систему QR Codes за пределами палат для общения с пациентами. Семьи могли отсканировать код и мгновенно присоединиться к видеозвонку в Zoom с медицинской бригадой; специалисты могли участвовать в нем удаленно, а члены семьи — из дома.

В Великобритании программа NHS Scan4Safety использовала сканирование штрих-кодов в шести трастах Национальной службы здравоохранения (NHS) для лечения пациентов, управления медицинскими расходными материалами и оборудованием. Результаты были впечатляющими:

• Фонд королевских больниц Корнуолла (NHS Trust) сократил количество ошибок при выдаче лекарств на 76 % после внедрения сканирования штрих-кодов в рабочий процесс выдачи лекарств.
• Leeds Teaching Hospitals NHS Trust также сократил среднее время отзыва продукции с более чем восьми дней до менее чем 35 минут.
• Во всех пилотных медицинских учреждениях программа позволила сэкономить 140 000 часов клинического времени и сократить расходы на инвентарь почти на 5 миллионов фунтов стерлингов.

Эти примеры не ограничиваются залами ожидания, но они демонстрируют ту же идею на практике. Когда больницы используют сканируемые коды для сокращения ручной работы и улучшения коммуникации, от этого выигрывают как персонал, так и пациенты.

Сделайте пребывание в приемной больницы более комфортным с помощью QR Codes

QR Codes ощутимо улучшают обстановку в залах ожидания больниц. Они сокращают объем ручной работы, улучшают коммуникацию и дают пациентам более четкое представление о дальнейших действиях, пока они ждут.

С помощью The QR Code Generator вы можете создавать брендированные динамические QR-коды QR Codes, которые можно обновлять без перепечатки, отслеживать эффективность сканирования в разных местах и оптимизировать их на основе реальных данных.

Начните использовать свой первый QR Code для медицинских учреждений уже сегодня и превратите каждую приемную в возможность улучшить качество медицинского обслуживания.